Vorteile der digitalen Buchführung

Zahlreiche Vorteile und nur wenige Nachteile

Vorteile der digitalen Buchführung gibt es zahlreiche. Die Kosten für Drucker und Zubehör fallen weg, zudem benötigt man keinen Platz mehr zur Lagerung von Ordnern mit Steuerpapieren.

Die Kommunikation mit dem Steuerberater und das gesamte Sortieren von Ein- und Ausgängen sowie der Versand von Rechnungen lassen sich digital deutlich zeitsparender erledigen.

Alles ist von jedem Ort aus digital verfügbar und steht auch bei einer Steuerprüfung schnell bereit. Ein Nachteil ist eigentlich nur die Umstellung von Papier zur digitalen Buchführung, denn der Umgang mit der Software muss erst erlernt werden.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Wer nichts mehr drucken, kopieren und abheften muss, der hat mehr Zeit für das Wesentliche. Alle Ordner mit Steuerunterlagen immer wieder herauszusuchen und durchzublättern, bis man das Gesuchte gefunden hat, dauert schließlich sehr lange.

Mit der Umstellung auf die digitale Buchführung lassen sich all diese Arbeiten einfach am Computer erledigen, gesuchte Dokumente sind deutlich schneller auffind- und sortierbar. In der Guhr Steuerberatung für Hamburg profitiert man ebenfalls davon, wenn Kunden ihre Buchhaltungsunterlagen einfach digital einreichen und dadurch einfacher und schneller zu bearbeiten sind.

Gut für die Umwelt

Die digitale Buchführung ist außerdem gut für die Umwelt, da nichts mehr gedruckt oder kopiert werden muss. Auch der postalische Versand ist damit nicht mehr zwingend nötig. Alles kann per E-Mail an Kunden versendet werden, was wiederum Kosten für Porto spart.

Wer sich schon bei der Unternehmensgründung für die digitale Buchführung entscheidet, der tut der Umwelt und dem Geldbeutel gleichermaßen etwas Gutes.

Ordnung muss sein

Natürlich sind digitale Dokumente genauso wie Papierdokumente ordentlich aufzubewahren. Belege lassen sich leicht mit einer App einscannen und dann digital über die passende Buchführungssoftware ablegen.

Alles hat seine Ordnung und wenn man nach einem Dokument sucht, ist dieses per Sucheingabe (z. B. Kundenname, Datum oder Rechnungsnummer) schnell auffindbar. Nichts muss mehr im Regal in einem von zahlreichen Ordnern herausgesucht werden, alles steht mit wenigen Klicks zur Verfügung.

Schutz vor Verlust

Digital sind die Daten zudem gut geschützt vor Einbruch, Brand und Diebstahl. Auch bei einem Wasserschaden sind die Daten sicher, denn diese werden online so gespeichert, dass bei einem Computerschaden im Betrieb alle Daten geschützt sind.

Effizient dank Schnittstellen

Die digitale Buchhaltungssoftware ist oft mit zahlreichen Schnittstellen ausgestattet, dank der sich Routineaufgaben wie etwa die monatliche Kommunikation mit dem Steuerbüro sehr schnell abwickeln lassen. Eingehende Zahlungen werden automatisch erfasst, auch das Mahnwesen funktioniert dadurch effizienter.

Über die Integration von Reisebuchungsplattformen lassen sich Reisekosten von Geschäftsreisen der Mitarbeiter einfacher abrechnen. Ob Umsatzsteuer oder Einkommenssteuer – sämtliche Voranmeldungen sind per Steuersoftware sehr leicht möglich.

Fehler vermeiden

Gerade im Umgang mit Zahlen schleichen sich manchmal Fehler ein. Die digitale Buchhaltungssoftware erkennt diese schneller, da sie doppelte Rechnungen und andere Fehler leichter findet und korrekte Berechnungen der Ein- und Ausgänge automatisch vornimmt.

Neben den unbeabsichtigten Fehlern lassen sich durch den Einsatz einer digitalen Buchführungssoftware auch bewusste Täuschungsversuche unterbinden.

Unklare Zahlungen sind gut kontrollierbar und alles ist transparent zu erkennen. Der Zugriff auf die sensiblen Daten lässt sich über die Vergabe von individuellen Zugangsdaten mit verschlüsselten Passwörtern regeln und vor Datenmissbrauch schützen.

Rechtssicherheit

Die digitale Buchführung gibt Unternehmern auch eine gewisse Rechtssicherheit. Denn eine seriöse Software erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben, die nach GoBD- und DSGVO-Norm eingehalten werden müssen. Dank der sicheren Verwahrung und Fälschungssicherheit ist auch die Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre (etwa durch die Datenspeicherung und das Hosting in deutschen Rechenzentren) durch die digitale Buchhaltung einfach zu erfüllen.

So gelingt der Umstieg von Papier zur digitalen Buchführung

Wenn Unternehmen schon sehr lange mit ihrem Papiersystem arbeiten, fällt die Umstellung eventuell schwerer als wenn ein Unternehmen gleich von Beginn an mit der digitalen Buchhaltungssoftware startet.

In jedem Fall ist es wichtig, dass alle Rechnungen und Belege der Einnahmen und Ausgaben konsequent gescannt oder gleich digital erstellt und korrekt abgespeichert werden. Papierbelege, etwa Rechnungen von Wareneinkäufen, lassen sich einfach abfotografieren und mit der richtigen Dateibezeichnung in digitalen Ordnern in der Cloud ablegen.

Damit alles rechtssicher ist, müssen bestimmte Regeln für die digitale Archivierung eingehalten werden. Dazu gibt es ausführliche Vorgaben von den Finanzämtern. Auch Steuerberater können bei der Umstellung hilfreich sein, da sie alle rechtlichen Vorgaben zur Digitalisierung kennen.

Wichtig ist ein langfristig angelegtes Archivsystem, das gewissen Kontrollprozessen standhält, etwa wenn das Finanzamt eine Steuerprüfung durchführen will.

Da es viele Softwareanbieter für digitale Buchhaltungssysteme gibt, lohnt sich vorab ein Vergleich. Je nach Leistungsumfang, Anzahl integrierter Schnittstellen und zusätzlicher Funktionen sind verschiedene Systeme möglich.

Ist die Entscheidung für eine bestimmte Software gefallen, müssen Mitarbeiter den Umgang damit über eine Schulung erlernen. Alle Mitarbeiter, die mit Buchhaltungsdaten arbeiten, bekommen einen Zugang und erlernen alle wichtigen Schritte im Umgang mit der Buchhaltungssoftware, die beim Digitalisieren, Ablegen und Versenden von Dokumenten nötig sind.

Über Verknüpfungen zum Geschäftskonto und Steuerbüro lassen sich viele Vorgänge schneller oder ganz automatisiert abwickeln.

Diese Anforderungen müssen E-Rechnungen erfüllen

Elektronische Rechnungen gibt es in Form von strukturierten Daten (z. B. XML) oder unstrukturierten Daten (z. B. PDF). Häufig kommt in Unternehmen auch eine Hybrid-Kombination zum Einsatz. Versendet werden dürfen E-Rechnungen per Post, per Mail, Fax oder SMS mit Webdownload. Dabei sind folgende Vorgaben bei der Erstellung verpflichtend:

• Name + Adresse des Ausstellers und Empfängers
• Rechnungs- und Leistungsdatum
• Steuernummer + Umsatzsteuernummer (alternativ Hinweis zur Kleinunternehmerregelung)
• Angaben zur Art der Leistung, Menge, Netto- und Brutto-Preis, Umsatzsteuer, Rabatte etc.
• Angaben zur Zahlung (Zahlungsziel, Bankdaten)

Alle elektronischen Rechnungen müssen GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, sie müssen über eine Signatur eindeutig prüfbar, vollständig, ordnungsgemäß und unveränderbar angelegt und vor Verlust gesichert werden, etwa in einer Online-Cloud. Das genutzte Verfahren ist eindeutig zu dokumentieren. Das heißt, jede Änderung wird festgehalten, um nachträgliche Manipulationen an den Rechnungen zu verhindern.

Wichtig ist außerdem, alle Belege zeitgerecht zu buchen und aufzuzeichnen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt ebenso wie für Papierdokumente 10 Jahre, anschließend dürfen die Dokumente wieder aus der Cloud gelöscht werden.