Interview: Tipps zu Veränderungen im Büroalltag

Was sind deiner Meinung nach die größten Veränderungen im Büroalltag in den letzten Jahren? (Pandemie, Inflation, etc.)

Immer mehr Menschen arbeiten aus dem Home-Office oder auch Remote. Daher verkleinern sich die Büros und ein hybrides Umfeld entsteht. Wenn Meetings remote stattfinden, muss die Technik im Büro dahingehend angepasst werden (Kameras, Telefonspinne, Bildschirm, geeignete Laptops).

Mitarbeitende der Generation Y und Z legen vielmehr Wert auf Work-Life-Balance, Ausgleich und Wertschätzung – sie möchten etwas Sinnstiftendes tun. Das führt dazu, dass sich Unternehmen mehr anstrengen müssen als früher, um Talente zu halten.

Wie gelingt das und was trägst du als Office-Managerin dazu bei?

Wir veranstalten regelmäßig Events oder Challenges, für die sich die Mitarbeitenden anmelden können. Das wird von mir und meinem Team organisiert.

Außerdem ist es uns ein Anliegen, ein positives Arbeitsumfeld und einen Mehrwert zu schaffen, wenn man ins Büro kommt. Im Helpling HQ gibt es neben Getränken, wirklich guten Kaffee aus der Siebträgermaschine und Frühstück zum Beispiel auch einen Kicker-Tisch.

Gerade in den Büro- und Meetingräumen legen wir Wert darauf, ein angenehmes Umfeld zu schaffen, in dem man konzentriert arbeiten, aber gleichzeitig auch kreativ sein und Spaß haben kann. Daher haben alle unsere Räume ein anderes Thema und überall sind viele Pflanzen sowie angenehmes Licht mit schönen Lampen zu finden. Und weil ich ein kleines Faible für Tapeten habe, gibt es auch in fast jedem Raum eine Tapete.

Welche Tipps hast du für die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen?

Besonders wichtig ist es, mit den Ressourcen anderer achtsam umzugehen. Wir haben alle einen stressigen Alltag mit vollem Terminkalender, daher lauten die Prämissen: Sei pünktlich und vorbereitet, stelle kein Meeting ohne Agenda ein und respektiere den gebuchten Zeitslot.

Zum Thema Vorbereitung kann ich als Tipp mitgeben, dass eine gute Vorbereitung und Recherche vor einem Meeting enorm helfen kann. Bei Helpling arbeiten ganz unterschiedliche Abteilungen, mit unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnissen.

Wie schaffst du es, bei so vielen Teams eine positive Unternehmenskultur zu fördern?

Events, wie bereits angesprochen, sind eine tolle Möglichkeit um abteilungsübergreifend die Mitarbeitenden zusammenzubringen. Zum Beispiel bei einem Kids Afternoon, einer Health Challenge, aber auch einem kreativen Abend oder beim gemeinsamen Kochen. Bei Helpling veranstalten wir mehrere Events pro Monat für unsere Mitarbeitenden – dabei muss es nicht immer kostenintensiv sein. Wir machen ganz viel bei uns im Büro und es macht genauso viel Spaß und stärkt das Miteinander.

Es liegt aber auch an jedem und jeder einzelnen: Seid aufmerksam. Wenn du eine Kollegin oder einen Kollegen an der Kaffeemaschine triffst, dann frag nach dem letzten Urlaub, was am Wochenende los ist oder ob er oder sie ein gutes Buch empfehlen kann. Je mehr wir miteinander sprechen, desto besser lernen wir uns kennen und erfahren von Gemeinsamkeiten.

Übrigens ist auch regelmäßiges Feedback wichtig für die Unternehmenskultur. Wir haben einen Feedbackzyklus eingeführt, der sowohl regelmäßige Gespräche mit dem oder der direkten Vorgesetzten, also auch ein 360 Grad Feedback beinhaltet. Außerdem führen wir regelmäßig Befragungen der Mitarbeitenden durch. So ergibt sich ein gutes Stimmungsbild.

Franziska Wöller arbeitet als Teamlead Office-Management bei Helpling, der Online-Vermittlungsplattform für Dienstleistungen rund um Haus- und Garten. Die studierte Fremdsprachenkorrespondentin liebt es, mit Menschen zusammenzuarbeiten, Dinge zu organisieren und den Überblick zu behalten.